Sådan sikrer du dine aftaler og dokumenter

Artikelen uddyber, hvilke metoder der bedst dækker dig i forbindelse med at sikre dine filer.

 Nikoline Astrid Lundberg 
Process Improvement Manager

Uanset om du håndterer fakturaer, aftaler eller kontrakter er det måske ikke altid sikkerheden af dine dokumenter, der bliver overvejet først. Men sikkerheden er helt afgørende for håndteringen af dine filer. En forkert håndteret kontrakt eller mistet fil kan hurtigt mindske tilliden hos kunder, ansatte eller andre brugere.

For at hjælpe lidt på vej, kan du først overveje:

check Konvertér papir til digitalt

check Regelmæssig gennemgang af adgangstilladelser

check Opbevar dokumenter sikkert

check Filer på tværs af afdelinger

check Digital signering

1. Konvertér papir til digitalt 

Det har længe været normalt at håndtere vigtige dokumenter udprintet. Kontrakter, fakturaer og lignende er blevet formet og printet ud for at kunne blive underskrevet. Men udprintede dokumenter kan hurtigt blive væk, stjålet eller ødelagt. 

Der bliver udviklet på sikkerhedsprocedurer hele tiden og de bliver bedre og bedre. Hvis de bliver implementeret ordentligt, kan et papirløst kontor give bedre kontrol over dokumenter, bedre sikkerhed af dataen samt muligheden for at opbevaring og sikkerhedskopiering. Samtidig er det også nemmere at styre dokumentets livscyklus og minimerer risikoen for fejl.

2. Regelmæssig gennemgang af adgangstilladelser

Når først dokumenter er blevet lagret digitalt i virksomheden, er det afgørende at værne over, hvem der har adgang til dokumenterne og dataen. Uden den rette pleje kan filer nemt gå tabt, blive forlagt eller ved et uheld blive delt med de forkerte personer.

For at sikre dine data og dokumenter bør det overvejes, hvem der har adgang til fortrolige oplysninger og regelmæssigt gennemgå disse tilladelser for at sikre at udelukkende relevante medarbejdere har adgang til de oplysninger, de har brug for - mens fortrolige data er beskyttet mod dem, der ikke har.

3. Opbevar dokumenter sikkert

Hvordan opbevarer du dine dokumenter? Er de opbevaret sikkert og beskyttet - eller er de blot lagt fysisk på skrivebordet eller i overførsler på computeren? Krypteret lagring af dokumenter og data sørger for et ekstra beskyttelseslag, hvilket kan være essentielt, hvis der er tale om sensitive data og dokumenter.

Eksempelvis samarbejder Visma Addo med e-boks og andre lagringssystemer, der gør det muligt at gemme og opbevare filer sikkert.

4. Filer på tværs ad afdelinger

Når dokumenter sendes på tværs af afdelinger eller til modtager og skal underskrives, skal håndteringen af dokumenterne også være sikker. Når dokumenter håndteres digitalt, kan de også underskrives digitalt. I denne sammenhæng er det også vigtigt, at have for øje hvem dokumenterne sendes til og hvem der har adgang til dataen. 

En signeringsløsning som Visma Addo opretter automatisk en hændelseslog, som viser et transaktionsspor over hvilke handlinger, der er foretaget med dokumentet. Hændelsloggen giver overblik over handlinger, redigeringer og ændringer som ligeledes er tidsstemplet. Når det kommer til digitale signature er disse mere sikre end traditionelle papir-signaturer.

5. Digital signering

En digital underskrift er ligeså gyldig som en underskrift skrevet fysisk på papir. Fordelen ved digitale underskrifter er at det øger gennemsigtigheden i online interaktioner og skaber tillid mellem modtager og afsender. Den digitale signatur er entydigt knyttet til underskriveren, kan identificere underskriveren og som med høj grad af sikkerhed kan anvendes med underskriverens egen kontrol.

Visma Addo integrerer med lokale versioner af eID-midler i vores signeringstjeneste. Dette er eksempelvis NemID og MitID i Danmark og Svensk BankID eller Norsk BankID.

Tag sikkerheden af dine dokumenter til det næste niveau

I sidste ende afhænger sikkerheden af dine dokumenter af, hvilke værktøjer du bruger. I Visma Addo er sikkerheden indbygget i værktøjet og du kan nemt sende, modtage, udfylde og underskrive helt sikkert. Hvis det er noget du er interesseret i at høre mere om, så book en demo med vores team i dag og lær, hvordan værktøjet kan implementeres i dine arbejdsprocesser.

Viden og inspiration

Gå til blogoversigt

keyboard_arrow_up