Hvordan sikrer man en effektiv KYC-process?

Hvad betyder KYC?

KYC (know your customer) handler i al sin enkelhed om risikostyring og om at reducere økonomisk kriminalitet. Det er et nøglebegreb i forhold til at undgå hvidvask af penge og skal ligeledes sikre dig mod, at du gør forretning med en kriminel. Begrebet handler kort og godt om at kende sin kunde både i form af identitet og økonomiske aktiviteter, samt identificere den risiko kunden kan udgøre. At etablere effektive KYC-processer er kritisk i forhold til både at overholde loven og til at sikre en effektiv forretningsmodel i din organisation.

Hvad er forskellen mellem KYC og AML?

Begge begreber bliver ofte brugt i forbindelse med hvidvask. Dog har de to begreber vidt forskellige betydninger. 

AML (Anti-money laundering) refererer i større grad til regulering og love, der har direkte henblik på at bekæmpe finansiel kriminalitet.

KYC (know your customer) er processen i at verificere identiteten af ens kunder. Gennemførelsen af en KYC-proces er et eksempel på et krav, der er fastsat i AML-lovgivningen.

4 steps til en effektiv KYC-process

Er din virksomhed en finansiel institution, risikerer du at blive udsat for bøder, sanktioner eller generel skade på dit omdømme, hvis du handler med en person, der enten hvidvasker penge eller finansierer terrorisme. Herudover er en effektiv KYC-proces også en grundlæggende praksis for at beskytte din egen virksomhed mod svindel og eventuelt tab. I denne artikel vil vi komme ind på de fire vigtigste trin til at sikre dig en effektiv KYC-process.

1. Identificér kunden og forstå karakteren af din kundes aktiviteter

For at kontrollere og dokumentere kundens identitet, skal du indsamle personlige oplysninger og oplysninger om kundens formål med brug af din institution. Dette gælder både nye og eksisterende kunder. Mængden og arten af nødvendige kundeoplysninger afhænger af, hvorvidt kunden hører til en lav- eller højrisikogruppe.

Hvordan du gør dette bør optegnes i en dokumenteret process, hvor du tager hensyn til, hvilken risikogruppe kunden tilhører. 

2. Etablér en standard process for, hvordan du indhenter, behandler og opbevarer og kundeinformationen og vurderer hvidvask risici

Hvordan du indhenter og håndterer kundeoplysninger bør optegnes i en dokumenteret process. Som en del af denne proces skal du etablere en kundeadfærdsprofil og vurdere hvidvask risici baseret på profilen. I forlængelse heraf skal du overvåge transaktioner afhængig af, hvilken risikogruppe, kunden tilhører. Især opmærksomhed på store kontanthandler er vigtig. 

3. Benyt et GDPR-sikkert IT-system til at indhente og opbevare oplysninger

Hvordan udføres en kontrol af kundens identitet? Når du skal undersøge din kundes identitet bygger kan du benytte digitale løsninger, som fx. Addo Sign, hvor du gennem sikre blanketter kan få din kunde til at udfylde sine oplysninger. Afhængig af den vurderede risiko for kunden gennemføres kontrollen af oplysningerne med enten skærpede eller lempede procedurer.

De oplysninger kunden afgiver, skal kontrolleres via en pålidelig og uafhængig kilde. Når kunden for eksempel har afgivet sit CVR-nummer, kan du verificere oplysningerne mod CVR-registret direkte i Addo Sign, så du allerede her kan kontrollere identiteten. Drejer det sig om private kunder, bør kundens CPR-nummer verificeres enten ved hjælp af pas, adresse eller navn. Ved skærpede procedurer vil det oftest være et krav, at kunden skal møde fysisk op. 

4. Udfør kontrol af kundens identitet

Du skal både udføre kontrol med kundens identitet ved alle nye kundeforhold og hvis der forekommer ændringer i kundens omstændigheder. Ved højrisiko kunder kan proceduren gentages én gang om året, hvorimod ved lav risiko-kunder kan du nøjes med at gøre det hvert femte år.

Kontakt os, hvis du har behov for hjælp til at digitalisere indhentningen af dine kundeoplysninger til KYC-processen.

Fordele og formål ved KYC (og AML) compliance

Forebyggelse af svindel

En af de vigtigste grunde til, at virksomheder foretager KYC-screening af deres kunder, er forebyggelse af svindel. Falske eller stjålne identiteter bruges af svindlere til at udføre deres ulovlige aktiviteter anonymt. Nogle af de mest almindelige bedragerier mod virksomheder er svindel ved overtagelse af konti, hvidvaskning af penge, finansiering af terrorisme, phishing-svindel osv. KYC- og AML-overholdelse hjælper virksomheder med effektiv risikostyring. Når risikoen er identificeret, hjælper KYC-verifikation med at sikre en problemfri og grundig gennemførelse af foranstaltninger til forebyggelse af svindel.

Overholdelse af lovgivningen

KYC og AML er ikke begrænset til udviklede og velstående lande. De globale tilsynsmyndigheder udvider anvendelsesområdet for KYC- og AML-reglerne for at eliminere hvidvaskning af penge på globalt plan. De fleste lande har deres egne KYC- og AML-regler og tilsynsmyndigheder, der nøje sørger for, at de bliver overholdt. De regulerende myndigheder har ret til at pålægge de indberettende enheder høje bøder i tilfælde af manglende overholdelse af reglerne. Overholdelse af KYC- og AML- praksis hjælper virksomhederne med at forebygge sådanne sanktioner. 

Sikker kundeoprettelse og kundefastholdelse

At overholde KYC-kravene hjælper virksomheder med at udvikle en sikker kundebase. Screening af kunderne før onboarding viser, at virksomheden er engageret i at sikre alle interessenters interesser. At udføre KYC- og AML-screening af kunderne giver et positivt budskab til kunderne om, at du har dem dækket mod svindlere. At vise din bekymring for sikkerheden gennem synlige sikkerhedsprotokoller er med til at fastholde kunderne.

Troværdighed og vækst

KYC- og AML-overholdelse hjælper organisationer med at opnå troværdighed og markedsværdi. På den anden side vil manglende overholdelse af KYC-reglerne efterlade smuthuller for svindlere, som svindlerne vil udnytte. I tilfælde af manglende overholdelse risikerer virksomhederne ikke blot at miste overskud, men i nogle tilfælde også at miste deres kreditværdighed. Så KYC-overholdelse hjælper med at opnå en vedvarende vækst, da KYC-verifikation hjælper med at få kun lovlige kunder ind i virksomheden. Desuden bliver kunderne i lang tid, hvis virksomheden tilbyder gode sikkerhedsprotokoller. 

KYC i realtid: En alt-i-én-løsning

KYC i realtid er, når kunderne verificeres i realtid via internettet. Ved realtids KYC- og AML-screening verificeres kunderne inden for et minut uden brug af fysisk dokumentkontrol. Identitetsbekræftelse sker ved hjælp af ansigtsbekræftelse, ID-kortbekræftelse, dokumentbekræftelse, 2-faktor-godkendelse og lignende. AML-screening udføres også sammen med KYC-screening ved at verificere slutbrugerens oplysninger med globale overvågningslister, sanktionslister og PEP (politisk eksponeret personer)-lister osv. Så det hjælper virksomhederne med at eliminere en stor risiko på kort tid.